Oletko suunnittelemassa tai tekemässä ERP-toiminnanohjausjärjestelmän uudistusta?
Kyseessä on mittava projekti, joka vaatii aikaa, rahaa ja osaavia tekijöitä. Valitettavasti kaikki ei aina kuten toivottiin ja projektit venyvät ja ylittävät budjettinsa. Usein yllätykset liittyvät dataan. Tässä blogissa haluan antaa kokemukseeni pohjautuvia vinkkejä, kuinka voit välttää tällaisia ikäviä yllätyksiä ja saada projektisi onnistumaan.
Varmista aivan aluksi toimintatapojen ja prosessien ajanmukaisuus. Kyseenalaista ”aina on tehty näin”-mentaliteetti ja pura vanhan järjestelmän asettamia rajoituksia. Asiakkaasi nimittäin vaativat entistä:
- nopeampia toimituksia
- ajankohtaisempaa tietoa tilaustensa etenemisestä ja tuotteiden saatavuudesta
- kattavampia tuotetietoja
- kilpailukykyisempiä ja vertailtavampia hintoja
Kehitä liiketoimintaasi:
- automatisoimalla prosesseja
- hyödyntämällä tekoälyä esim. hakutuloksissa sekä päätösten ja tuotesuositusten teossa
- käyttämällä ja jakamalla tietoa reaaliaikaisesti järjestelmien ja prosessien välillä
Kaikkia yllä olevia vaatimuksia yhdistää yksi yhteinen ainesosa, nimittäin data. Liiketoimintosi tarvitsevat esimerkiksi raaka-ainetietoja, varastosaldoja, rakenteellisia suodatettavia ominaisuustietoja, tunnistamistietoja sekä kategorisointeja.
Älä anna kiireen sabotoida
Yleensä tiedon saamisessa uuteen järjestelmään tulee kiire. Tavallisesti tähän havahdutaan myöhään ja työmäärä aliarvioidaan. Oletetaan, että olemassa oleva data toimii sellaisenaan. Testausvaiheessa sitten huomataan, että näin ei olekaan. Datan valmistelu ja laadun parantaminen käynnistetään, mutta niiden tekeminen viivästyttää koko hankkeen jo muutenkin kriittistä aikataulua.
Pahimmassa tapauksessa ongelmat huomataan vasta go-live hetken jälkeen. On huokaistu helpotuksesta, kun järjestelmä on saatu pystyyn ja migraatiot suoritettua. Pikkuhiljaa kuitenkin huomataan, että asiakkailta tulevista tilauksista puuttuu rivejä, verkkokaupan tuotetiedoissa väitetään maidon sisältävän alkoholia, asiakkaille ei saada laskuja lähettyä oikeisiin verkkolaskuosoitteisiin tai kopiopaperia toimitetaan toimistolle 10 lavaa 10 laatikon sijaan.
Näin ei kuitenkaan tarvitse käydä. Ei, jos data nostetaan yhdeksi projektin peruspilariksi jo alkuvaiheessa yhdessä prosessialueiden, integraatioiden, raportoinnin ja analytiikan, testauksen, arkkitehtuurin, alustan ja muutoshallinnan kanssa.
Tunnista prosessien tarvitsema data
Kun määrittelet ERP-järjestelmältä vaadittuja toiminnallisuuksia, selvitä samalla liiketoimintojen kehitystoiveet ja eri prosessien tarvitsemat tiedot.
Tulet todennäköisesti kohtaamaan tiedonhallinnan peruskysymyksiä:
- Mitä tietoja asiakasrajapinnassa ja sisäisissä toiminnoissa tarvitaan?
- Miten tiedosta saadaan vertailukelpoista ja yhdisteltävää läpi liiketoimintojen?
- Mihin kerättyä tietoa hyödynnetään, mitkä tiedot ohjaavat prosesseja ja miten?
- Kerätäänkö päällekkäistä tietoa?
- Ymmärretäänkö tiedot samalla tavalla eri toiminnoissa?
- Miten referenssitietojen eli arvolistojen harmonisointi ja ylläpito hoidetaan?
- Tuleeko perustietojen ylläpitoon muutoksia? Missä niitä hallitaan muutoksen jälkeen?
- Tarvitaanko perustiedoille uusia integraatioita järjestelmien välille?
- Kuka päättää miten jatkossa toimitaan ja mikä lopullinen muoto ja toimintatapa tulee olemaan?
ERP-uudistuksen onnistumiseksi ja käyttöönoton jälkeisen toiminnan sujuvuuden takia on tarvittavat tiedot tunnistettava ja määriteltävä. Niiden käyttötarkoitus, laatu ja liiketoimintasäännöt on sovittava yhdessä liiketoiminnan kanssa, aivan kuten prosessimäärityksetkin.
Datalle pitää löytää ja nimetä myös omistajat. Heillä pitää olla vastuu ja valta tehdä päätöksiä. Lisäksi heidät tulee sitouttaa ja kouluttaa, jotta he ymmärtävät datan oikeellisuuden merkityksen, päätösten vaikutukset ja tiedon arvon liiketoiminnalle. Heidän tehtäviensä tulee olla konkreettisia ja heillä on oltava oikeasti mahdollisuus vaikuttaa toimintatapoihin.
Analysoi datan nykytila
Kun datatarpeet on tiedossa, on aika upottaa kädet saveen ja lähteä tutkimaan dataa olemassa olevissa järjestelmissä.
Missä kunnossa data on? Kuinka pirstaloitunutta se on? Ovatko tiedot ristiriitaisia eri järjestelmien välillä? Mitä tietoa puuttuu?
Analysointi kannattaa tehdä jo suunnitteluvaiheessa, jotta ymmärretään datan nykytila ja tunnistetaan tarvittavat data-arkkitehtuurin parannukset. Näin saatte realistisemman kuvan hankkeen vaatimasta työmäärästä ja aikataulusta.
Harmonisoi ja rikasta
Seuraavassa vaiheessa dataa konvertoidaan, yhdistellään ja täydennetään liiketoiminnan vaatimaan muotoon loogisten sääntöjen perusteella.
Datan rikastaminen – manuaalinen täydentäminen – on usein välttämätöntä, koska tietoa yksinkertaisesti ei ole saatavilla olemissa olevissa järjestelmissä tai ulkoisista lähteistä. Tähän kuluva aika on syytä huomioida!
Tärkeää on myös käyttää testauksessa uutta dataa kattavasti, jotta saadaan riittävä kuva ja palautetta datan toiminnasta osana prosessiketjuja, sisään tulevista integraatioista aina raportointiin ja kirjanpitoon asti.
KUVA: Data on keskiössä myös ERP-uudistushankkeessa. Prosessien vaatima tieto tulee tunnistaa ja määritellä, ja data tulee migroida uuteen muotoon. Datatyöhön tarvittava aika ja työmäärä on huomioitava hankesuunnittelussa.
Helpota datan analysointia ja muokkausta työkaluilla
Datan harmonisointi ja laadun analysointi eivät vaadi enää yhtä paljon työtä ja teknistä osaamista kuin aiemmin. Markkinoille on tullut käyttäjäystävällisiä työkaluja datan laadun analysointiin ja muokkaukseen.
Datan kuvaamista ja sen käytön selvittämistä helpottavat myös koneoppimista hyödyntävät tiedon dokumentointityökalut eli datakatalogit.
Datakatalogista syntyy kirjasto, jossa eri lähdejärjestelmien, tietovarastojen ja data-alustojen käyttämistä datoista on kuvattu esimerkiksi niiden rakenne, metatiedot, käyttö, käytön yleisyys ja laatu. Datakatalogit tukevat myös tiedonhallinnan prosesseja, esim. henkilötietojen tunnistamisessa.
Kokoa osaava tiimi tueksesi
ERP-uudistushanketta tukemaan kannattaa muodostaa data-asioihin keskittyvä tiimi sekä huomioida datatekeminen hankkeen budjetissa ja aikataulussa. Jos organisaatiossasi ei ole riittävästi dataosaajia, käytä ulkopuolisia asiantuntijoita tai kokonaista datatiimiä
Loihde Advance on kokenut data-alueen kumppani, joka auttaa sinua menestymään ERP-hankkeessasi.
Ota yhteyttä, jutellaan lisää!
Pia Forsström-Akl (kirjoittaja työskenteli Loihde Advancella marraskuuhun 2020)
