Blogi

13.12.2021 11.44

Kuinka tarkaksi piirrät päivittäispalaverisi?

  • Lean agile
  • Projektijohtaminen

Törmäsin vuosia sitten internetin syövereissä 10min/1min/10sek -piirustushaasteeseen, joka palautui mieleeni lupauduttuani piirtämään lapsilleni kahden minuutin haasteena My Little Poneja. Tavoitteena oli saada tuotettua edes jokseenkin tunnistettava lopputulos, sillä täydellisyyden tavoitteluun ei ollut aikaa. Työnjohtajien riemun perusteella pääsin tavoitteeseeni.

Päädyin oman tulikokeeni jälkeen katsomaan videoita alkuperäisestä piirustushaasteesta ja yllätyin siitä, miten paljon eri piirtäjien lähestymistavat muistuttavat työssäni tutuiksi tulleita Scrum-tiimien päivittäispalavereja. Oli kyse piirtämisestä tai työn edistymisen jakamisesta muille, näyttää siltä että:

  • on ihmisiä jotka piirtävät tehokkaasti muutamalla viivalla sinnepäin, mutta silti muille tunnistettavan kokonaisuuden
  • on henkilöitä, jotka alkavat hahmotella kokonaisuutta, mutta uppoutuvat lopulta piirtämään jokaisen yksityiskohdan työstämästään asiasta
  • tiimi voi piirtää yhteistä kuvaa ja täydentää toisensa kuvia eteenpäin,
  • tai päätyä rönsyilemään ja piirtämään kaiken maan ja taivaan väliltä täyttäen isotkin paperit ääriään myöten.

Mikä ihmeen päivittäispalaveri?

” Päivittäispalaverit parantavat vuorovaikutusta, nostavat esiin työn esteitä ja kannustavat nopeaan päätöksentekoon. Näin muiden kokousten tarve vähenee.”
(Scrum Guide 2020 – Ken Schwaber & Jeff Sutherland)

Päivittäispalaverit – tutummin Daily Scrumit  – ovat tulleet tutuksi ketteriä toimintatapoja käyttäville Scrumista. Alkuponnistuksensa 90-luvulla sovelluskehityksestä saanut viitekehys on todettu vuosien varrella hyväksi toimintatavaksi monilla osa-alueilla, kun tavoiteltuun lopputulokseen pääsemiseksi ei ole selkeää reittiä tiedossa. Yksi hyödyllisimmäksi koettu Scrumin tapahtuma on päivittäispalaveri; maksimissaan 15 minuutin tapaaminen, jonka avulla tiimi tarkastelee ja mukauttaa työtään kohti valittua tavoitetta.

Scrum ei ole ainoa mikä suosittaa päivittäistä lyhyttä tapaamista. Johtajille suunnatuista novelleistaan tunnetuksi tullut Patrick Lencioni nosti vuonna 2004 ilmestyneessä kirjassaan esiin käsitteen Daily Check-In, eli päivittäinen tarkastus. Se on yksi Lencionin suosittelemasta neljästä palaverityypistä, joilla voidaan katkaista ja parantaa kaikkien tuntemat turhauttavat palaverit – ne jotka eivät vaadi erityistä aktiivisuutta osallistujilta ja jotka viedään läpi lähes samanlaisella formaatilla kerta toisensa jälkeen. Kirjassa päivittäisen tarkastuksen tavoitteena on jakaa tulevan päivän keskeisimmät tapahtumat ja aikataulut tiimin jäsenten kesken 5-10 minuutissa.

“Päivittäinen check-in auttaa poistamaan epätietoisuutta ja tarjoaa nopean foorumin varmistamaan, ettei mitään tipu halkeamien läpi tai kukaan tallo toisiaan varpaille”.
(Tiivistäen lähteestä: Death by Meeting – Patrick Lencioni, 2004)

Kokeiltiin, ei sujunut kuten Strömsössä

15 minuutin maksimipituus tuo tiimeille toisinaan haasteita, joita etätyöskentely ei välttämättä helpota. Pienet tiimit jotka työskentelevät tehokkaasti yhteistyötä tehden ovat toki ideaali ja tavoiteltava asia, mutta käytännössä kaikilla tiimeillä ei ole tätä mahdollisuutta. Kun ketterien tiimien koko ylittää 10 henkilöä, jokaisella tiimiläisellä on omat itsenäiset tehtävänsä, tai ainoa yhteinen aika kalenterissa on se 15 minuutin päivittäispalaveri, tulee tavoitellun aikarajan pitämisestä haaste. Tällöin taito kiteyttää ja yksinkertaistaa – piirtämättä jätettävien viivojen maksimointi – nousee arvoonsa.

Seuraa omaa tiimiäsi seuraavassa päivittäispalaverissa. Millaisen piirroksen työstätte? Pystyttekö piirtämään olennaisimman 15 minuutissa, vai ajaudutteko viimeistelemään yksityiskohtia tai piirtämään kaiken mahdollisen mitä mieleen tulee?

P.S. Jos satuit kiinnostumaan blogitekstin inspiroimasta piirustushaasteesta, voit hypätä haasteen syövereihin vaikka tämän videon parissa.

Jos kaipaat sparrausta – oli kyseessä sitten ketterien tiimien toiminta, päivittäispalaverit tai portfoliohallinta ja ketterän yrityksen johtaminen  – ota rohkeasti yhteyttä!



Tuuli Pesonen

Tuuli on kokenut Scrum Master sekä SAFe- ja Lean Agile -valmentaja. Hän työskentelee mielellään kehitystiimien kanssa erilaisissa projekteissa ja organisaatioissa. Tuuli on myös kehuttu Lean Agile -kouluttaja.

Katso profiilini

Pidätkö lukemastasi? Tilaa blogitekstimme meiliisi.